Privatlivspolitik på Kløvervangen Baggrund: Plejehjemmet Kløvervangen (herefter benævnt Kløvervangen) omfatter både plejehjemmet samt ældreboliger og beskyttede boliger tilknyttet plejehjemmet. Kløvervangen registrerer og behandler en række personoplysninger om beboere, pårørende og personale, som er nødvendige for at kunne give den pleje og behandling samt de ydelser, som er aftalt med den/ de pågældende. Boligforeningen Almenbo, som ejer Kløvervangens bygninger og varetager boligadministrationen, behandler ligeledes personoplysninger om beboerne. Det kan du læse mere om på Almenbos hjemmeside: Forside - Almenbo Aarhus (almenbo-aarhus.dk) Kategorier af oplysninger: Kløvervangen behandler løbende forskellige personoplysninger om beboere, pårørende og medarbejdere. Det drejer sig om navn, adresse, cpr-nummer, telefonnummer og evt. e-mailadresse. For medarbejdernes vedkommende endvidere oplysninger til brug ved lønadministration, herunder kontonummer i banken. Disse oplysninger falder ind under kategorien almindelige personoplysninger som beskrevet i Databeskyttelsesforordningens artikel 6. Der registreres desuden følsomme personoplysninger, som er omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, i form af helbredsoplysninger om beboerne og, kun når det er relevant i forhold til arbejdsopgaverne, også helbredsoplysninger om medarbejdere. Derimod registrerer Kløvervangen normalt ikke oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk eller religiøs overbevisning, genetiske data eller seksuelle forhold, som også er omfattet af kategorien følsomme personoplysninger i Databeskyttelsesforordningens artikel 9. Det kan dog forekomme, at der i beboerjournalen behandles sådanne oplysninger, når det er vigtigt for at kunne yde den bedst mulige omsorg, f.eks. i beboerens livshistorie. Dataansvar: Kløvervangen er dataansvarlig og databehandler på de oplysninger, vi behandler i forbindelse med lønadministration, bogholderi og regnskabsførelse. For så vidt angår de personoplysninger, som registreres om beboerne i den elektroniske journal Cura, er det Aarhus Kommune, som er dataansvarlig, mens Kløvervangen er databehandler. Har du spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til Kløvervangens databeskyttelsesrepræsentant vicechef Lotte Kirkegaard på e-mail lokb@aarhus.dk eller på telefonnr. 50 81 82 05. Formål og retsgrundlag for Kløvervangens behandling af personoplysninger: Formålet med behandlingen af personoplysninger om beboere er overordnet set at kunne yde den nødvendige omsorg, pleje og behandling af beboerne på Kløvervangen. Formålet med behandling af personoplysninger om beboernes pårørende er overordnet set at kunne administrere beboernes ophold på Kløvervangen og have den nødvendige og aftalte kommunikation omkring beboerne. Formålet med behandling af personoplysninger om personalet er overordnet set at kunne administrere løn og andre forhold vedrørende personaleadministration. Behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov samt EU’s Databeskyttelsesforordning (GDPR Act). Vi behandler alle oplysninger strengt fortroligt, og oplysningerne bruges kun af de relevante medarbejdere under iagttagelse af tavshedspligt. Udover lovhjemlen anvender Kløvervangen samtykke som grundlag for behandlingen af personoplysninger. Samtykket kan altid trækkes tilbage. Dog gøres der opmærksom på, at det tilbagetrukne samtykke ikke berører lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Det er endvidere en betingelse for både ophold og ansættelse på Kløvervangen, at vi har beboerens/ pårørendes/ den ansattes samtykke til at behandle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse hermed. Videregivelse af personoplysninger: Oplysninger videregives kun til andre i det omfang, loven kræver det, eller hvis der er givet samtykke til det. Sletning af personoplysninger: Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt og slettes altid, når de ikke længere er aktuelle. Når en beboer eller en medarbejder ikke længere har ophold eller er ansat på Kløvervangen, opbevares personoplysningerne i henhold til Forældelseslovens frister, dvs. i fem år. Sikkerhed: Kløvervangen overholder bestemmelserne i Databeskyttelsesforordningen artikel 32 om, at enheden skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til forholdene. Kløvervangen følger Datatilsynets regler vedrørende brud på datasikkerheden. Rettigheder: Ifølge lovgivningen om databeskyttelse har alle danskere nogle grundlæggende rettigheder vedrørende behandlingen af deres personoplysninger. Disse rettigheder er også gældende for den databehandling, som sker på Kløvervangen. Grundlæggende har man følgende rettigheder: 1. Ret til oplysning. Du har ret til at modtage en række oplysninger, når virksomheder, myndigheder og organisationer behandler oplysninger om dig. 2. Ret til indsigt. Du har ret til at se de personoplysninger, den dataansvarlige behandler om dig, og få en række oplysninger om behandlingen. 3. Ret til berigtigelse. Du har som udgangspunkt ret til at få forkerte personoplysninger om dig rettet. 4. Ret til sletning. Du har som udgangspunkt ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt. 5. Ret til begrænsning af behandling. Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser er opfyldt. 6. Ret til dataportabilitet. Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne overføres fra én dataansvarlig til en anden. 7. Ret til indsigelse. Du har ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger. 8. Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse. Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering. Rettighederne gælder kun for egne persondata. Der gælder særlige regler vedrørende aktindsigt i beboerjournaler. Hvis du ønsker aktindsigt i en pårørendes journal, bedes du henvende dig til Kløvervangens databeskyttelsesrepræsentant. Se venligst kontaktoplysninger ovenfor. Klagemuligheder: På Datatilsynets hjemmeside kan man finde meget viden om persondatabehandling og kravene hertil. Hvis du ønsker at klage over Kløvervangens behandling af persondata, kan du rette henvendelse til Datatilsynet. E-mail: dt@datatilsynet.dk. Telefon: 33 19 32 00.